Team Assistent:in

Unternehmensbeschreibung

Energie ist unser Beitrag zur Lebensqualität – jeden Tag aufs Neue. Mit rund 21.000 Mitarbeitenden stellt Vattenfall umfassende Angebote rund um Strom und Wärme für mehrere Millionen Kund:innen in Nordeuropa bereit. Für die kommenden Aufgaben brauchen wir Menschen, die sich mit ganzer Kraft für unsere Kund:innen und eine nachhaltige Gesellschaft engagieren – Menschen wie Sie. 

Stellenbeschreibung

Sie sind vielseitig interessiert, kommunikativ und helfen anderen gern weiter? Dann ist unsere Position vielleicht etwas für Sie: Wir suchen ab sofort engagierte Unterstützung für unsere Finance Business Support Teams:

Für vielfältige Aufgaben suchen wir eine:n Team Assistent:in am Standort Berlin.

Finance Business Support ist Teil der zentralen Vattenfall-Finanzorganisation und unterstützt das Vattenfall Business mit allen Finanzprozessen: Von der Verarbeitung der Ein- und Ausgangsrechnungen und der Zahlungsströme über Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse bis zur Bereitstellung von Finanzdaten für Entscheidungsprozesse. Wir unterstützen die Vattenfall Strategie durch Fokussierung auf eine hohe Qualität unserer Leistungen und durch effiziente und effektive Prozesse, die wir kontinuierlich weiterentwickeln und automatisieren. Finance Business Support hat rund 220 Mitarbeitende in 6 Ländern, davon rund 60 in Deutschland.

Die Position Team Assistent:in ist der Funktion Accounting Record-to-Report zugeordnet. Die Assistenz-Aufgaben beziehen sich auf alle Mitarbeitenden in Deutschland, die überwiegend am Standort Berlin tätig sind. Dazu gehören „klassische“ Assistenz-Aufgaben und idealerweise auch die Unterstützung bei der Verbesserung und Automatisierung von Prozessen im täglichen Arbeitsablauf. Gelegentlich sind auch Veranstaltungen für die gesamte Organisation von Finance Business Support international zu unterstützen.

Ihre Aufgaben sind:

• Unterstützung bei der Organisation und Abrechnung von Besprechungen, Dienstreisen und Konferenzen
• Professionelles Erstellen und Aktualisierung von Präsentationen und anderen Informationen auf den SharePoints von Finance Business Support
• Verantwortlich für die „Zeitwirtschaft“ der Mitarbeiter in unserem HR-System
• Sichten, Bewerten, Vorstrukturieren und Verteilen eingehender Post / E-Mails
• Führen der Korrespondenz ggf. auch in Englisch; in einfachen Fällen eigenständig
• Beschaffen und Verwalten bereichsspezifischer Fachliteratur und Durchführen des Änderungsdienstes, Verwalten von Zeitschriften
• Anlegen von Bestellanforderungen in SAP, Kontierung von Rechnungen
• Mitwirkung bei der Überwachung und Durchführung verpflichtender Schulungen, z.B. Sicherheitsunterweisungen
• Überwachung der Büromaterialbestände

Neben diesen Aufgaben bleibt Zeit für den Einsatz der Microsoft 365 Werkzeuge, um mehr und mehr Aktivitäten der Teams zu automatisieren oder anderweitig zu vereinfachen.

Location  
Berlin

Qualifikationen

Wer sind Sie?

Sie sind aktiv, strukturiert und kommunikativ. Sie lieben es, Neues auszuprobieren und Dinge zu verbessern und gehen gern mit Microsoft 365 und anderen Software-Tools um.

Ihr Profil als Assistent:in 

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit Berufserfahrung oder abgeschlossene fachspezifische, staatlich anerkannte Ausbildung mit Niveau Fachwirt 
• Versiert in der Anwendung der Microsoft 365 Programme, einschließlich SharePoint, Teams und Power Automate
• SAP-Kenntnisse und Kenntnis von Reisekosten-Tools (Mobilexpense) von Vorteil 
• Sehr gute Kommunikations-, Vernetzungs- und Teamfähigkeit 
• Selbständige und strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und Durchsetzungsvermögen 
• Hohe Motivation und Belastbarkeit 
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und gute Kenntnisse in Englisch

Zusätzliche Informationen

Was wir bieten 

Arbeiten bei Vattenfall ist mehr als „nur“ ein interessanter Job in einem ergebnisorientierten Unternehmen. Sie werden Teil eines spannenden, innovativen und internationalen Arbeitsumfeldes, welches unsere Zukunft aktiv mitgestalten kann. Wir wollen die Besten in dem sein, was wir tun. Wir bieten Ihnen eine wettbewerbsfähige Vergütung sowie Möglichkeiten für Schulungen und persönliche Weiterentwicklung. 
 
Wir möchten unseren Mitarbeiter:innen eine ausgewogene Balance zwischen Beruf und Familie ermöglichen. Aus diesem Grund bieten wir flexible Optionen an, wie die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten. 

Weitere Informationen 

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung in deutscher Sprache bis spätestens 16.08.2024. Wir bitten Sie, Bewerbungen ausschließlich über unsere Website einzureichen, da wir nicht garantieren können, dass wir Bewerbungen bearbeiten, die nicht über unsere Website eingehen.

Für weitere Informationen können Sie sich gerne an den zuständigen Recruiter Dominik Friebe unter dominik.friebe@vattenfall.de wenden. 

Wir sind davon überzeugt, dass Vielfalt dazu beiträgt, unser Unternehmen leistungsfähiger und attraktiver zu machen. Bewerbungen zum Beispiel von Personen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, ethnisch-kulturellen Hintergrunds sind herzlich willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung besonders berücksichtigt.

Die Sicherheit von Vattenfall und seinen Beschäftigten ist von grundlegender Bedeutung. Aus diesem Grund ist ein Pre-Employment Screening Teil des Rekrutierungsprozesses. Der Umfang der Überprüfung variiert je nach Funktion und Einsatzbereich. Das Screening wird von einem Drittanbieter, Validata, durchgeführt. 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!